KESEKRETARISAN : Makalah Rangkuman Kesekretarisan

RANGKUMAN MATERI

KESEKRETARISAN

Oleh : SARI BINTANG PURBA

AKADEMI SEKRETARI MARSUDIRINI

ASM SANTA MARIA

KATA PENGANTAR

Puji dan Syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat, rahmat dan bimbingan-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan rangkuman materi kesekretarisan sesuai waktu yang telah ditentukan.

Rangkuman kesekretarisan ini dibuat sebagai salah satu bukti bahwa kami mengikuti perkuliahan dengan baik. Dalam penyusunan rangkuman ini, penulis mendapat bantuan dan dukungan dari berbagai pihak oleh karena itu pada kesempatan perkenankanlah penulis mengucapkan terima kasih kepada Yth:

1. Sr. M Ancilla OSF,S.Pd.M.M Direktur ASM Santa Maria Semarang

2. Drs. Marius Pramana dosen pengampu mata kuliah Kesekretarisan yang telah mengajarkan dan membimbing kami dalam perkuliahan kesekretarisan.

3. Keluarga dan teman-teman yang telah banyak membantu dalam bentuk spiritual maupun material sehingga laporan ini selesai.

4. Semua pihak yang tidak dapat penyusun sebutkan satu per satu yang telah membantu dalam penyusunan laporan.

Penyusun menyadari bahwa rangkuman ini jauh dari sempurna, oleh karena itu mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun dari segenap pembaca,demi penulis menjadi agar lebih baik bahwa penulis telah mengikuti perkuliahan dengan baik. Penulis berharap semoga laporan ini berguna dan bermanfaat bagi pembaca.

Semarang

Penulis

ISI RANGKUMAN

I. KEPRIBADIAN SEKRETARIS

1. Pengertian kepribadian : segala bentuk tingkah laku tutur kata dan perbuatan yang tercermin dari dalam diri seseorang

2. Cara Mengembangkan Kepribadian Seorang Sekretaris

v Mengenal dirinya dengan baik

v Siap untuk menerima kritik

v Berpikir positif

v Berpikir konstruktif

3. Syarat-syarat kepribadian seorang sekretaris :

• Harus bersikap mawas diri

• Bersikap ramah

• Sabar

• Simpatik

• Penampilan diri yang baik

• Pandai bergaul

• Dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia

• Dapat bijaksana terhadap orang lain

• Memiliki ingatan yang baik

• Mempunyai perhatian atas pekerjaannya, dan lain-lain

4. Manfaat kepribadian bagi seorang sekretaris :

q Mengetahui kelebihan

q Mendeteksi kelemahan

q Mengetahui potensi diri

q Mengetahui jenis pekerjaan yang cocok dengan kita

q Dapat menempatkan diri

q Mengenal diri sendiri

q Mengenal kepribadian

5. Cara menjadi sekretaris professional :

Menampilkan citra perusahaan
Baik dan bertanggung jawab
Pandai menjaga rahasia
Tahu teknologi
Tahu accounting dan pembukuan
Mengetahui karakter bos
Pandai berbicara di depan publik
Menguasai bahasa asing

II. Komunikasi dan Telepon

1) Pengertian Komunikasi dan telepon

Komunikasi adalah proses penyampaian pesan atau berita dari pihak komunikator kepada pihak komunikan baik secara langsung ataupun tidak,menggnakan isyarat tangan,atau menggunakansarana komunikasi tertentu lainnya.

Telepon merupakan alat komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan pesan suara(terutama pesan yang berbentuk percakapan). Kebanyakan telepon beroperasi dengan menggunakan transmisi sinyal listrik dalam jaringan telepon sehingga memungkinkan pengguna telepon untuk berkomunikasi dengan pengguna lainnya.

A. Jenis-jenis komunikai

a. Komunikasi Verba

Adalah komunikasi yang dapat disampaikan melalui tulisan dan lisan.

1. Secara langsung (tatap muka)

Yang disebut dengan komunikasi langsung yaitu bila proses penyampaian pesan dari pihak komunikator krpada pihak komunikan langsung bertatap muka.

2. Secara tidak langsung

Yang disebut dengan komunikasi tidak langsung yaitu bila proses penyampaian pesan dari pihak komunikator kepada pihak komunikan melalui sebuah media.

· Visual

Yaitu melalui media yang dapat dilihat,seperi surat kabar,majalah,buku.

· Audio

Yaitu melalui proses penyampaian pesan melalui media yang dapat didengar yaitu,radio,telpon.

· Audiovisual

Yaitu proses penyampaian pesan melalui media yang dapat didengar dan dilihat yaitu,TV,telpon.

b. Komunikasi Non Verba

Adalah komunikasi yang dapat disampaikan melalui bahasa isyarat,ekpresi, dan gerakan tubuh.

B. Unsur-unsur Komunikasi

a. Komunikator

Komunikator adalah pihak yang memberikan/menyampaikan pesan kepada pihak komunikator baik secara langsung maupun sacara tidak langsung,verba maupun non verba.Dalam hal ini komunikator dituntut agar dapat menyampaikan pesan dengan jelas sehingga komunikan dapat menanggapinya dengan benar sehingga menimbulkan pengertian yang sama.

b. Message/Pesan

Message bisa juga disebut dengan maksut atau tujuan dari komunikator menyampaikan berita.Dalam hal ini pesan yang dikirim harus dirangkai/disusun sedemikian rupa agar dapat dimengerti oleh pihak komunikan.

c. Komunikan

Komunikan adalah pihak yang menerima pesan,atau bisa juga disebut dengan pihak yang membutuhkan pesan.

d. Media

Dalam hal menyampaikan pesan jika secara langsung mungkin tidak membutuhkan media akan tetapi jika secara tidak langsung media sangat dibutuhkan untuk menyampaikan pesan. Seperti telpon,surat kabar,TV, radio,dll.

e. Feed back (umpan balik)

Feed back akan timbul jika pesan yang disampaikan oleh komunikator jelas,sehingga dapat dimengerti oleh komunikan. Dalam hal ini umpan balik juga dapat disebut dengan tanggapan.

C. HUKUM KOMUNIKASI

a. REACH

Hukum # 1: Respect

Hukum pertama dalam mengembangkan komunikasi yang efektif adalah sikap menghargai setiap individu yang menjadi sasaran pesan yang kita sampaikan.Rasa hormat dan saling menghargai merupakan hukum yang pertama dalam kita berkomunikasi dengan orang lain. Ingatlah bahwa pada prinsipnya manusia ingin dihargai dan dianggap penting. Jika kita bahkan harus mengkritik atau memarahi seseorang, lakukan dengan penuh respek terhadap harga diri dan kebanggaaan seseorang. Jika kita membangun komunikasi dengan rasa dan sikap saling menghargai dan menghormati, maka kita dapat membangun kerjasama yang menghasilkan sinergi yang akan meningkatkan efektifitas kinerja kita baik sebagai individu maupun secara keseluruhan sebagai sebuah tim.

Hukum # 2: Empathy

Empati adalah kemampuan kita untuk menempatkan diri kita pada situasi atau kondisi yang dihadapi oleh orang lain. Salah satu prasyarat utama dalam memiliki sikap empati adalah kemampuan kita untuk mendengarkan atau mengerti terlebih dulu sebelum didengarkan atau dimengerti oleh orang lain. Rasa empati akan memampukan kita untuk dapat menyampaikan pesan (message) dengan cara dan sikap yang akan memudahkan penerima pesan (receiver) menerimanya. Oleh karena itu dalam ilmu pemasaran (marketing) memahami perilaku konsumen (consumer's behavior) merupakan keharusan. Dengan memahami perilaku konsumen, maka kita dapat empati dengan apa yang menjadi kebutuhan, keinginan, minat, harapan dan kesenangan dari konsumen. Demikian halnya dengan bentuk komunikasi lainnya, misalnya komunikasi dalam membangun kerjasama tim. Kita perlu saling memahami dan mengerti keberadaan orang lain dalam tim kita. Rasa empati akan menimbulkan respek atau penghargaan, dan rasa respek akan membangun kepercayaan yang merupakan unsur utama dalam membangun teamwork.

Jadi sebelum kita membangun komunikasi atau mengirimkan pesan, kita perlu mengerti dan memahami dengan empati calon penerima pesan kita. Sehingga nantinya pesan kita akan dapat tersampaikan tanpa ada halangan psikologis atau penolakan dari penerima.

Empati bisa juga berarti kemampuan untuk mendengar dan bersikap perseptif atau siap menerima masukan ataupun umpan balik apapun dengan sikap yang positif. Banyak sekali dari kita yang tidak mau mendengarkan saran, masukan apalagi kritik dari orang lain. Padahal esensi dari komunikasi adalah aliran dua arah. Komunikasi satu arah tidak akan efektif manakala tidak ada umpan balik (feedback) yang merupakan arus balik dari penerima pesan. Oleh karena itu dalam kegiatan komunikasi pemasaran above the lines (mass media advertising) diperlukan kemampuan untuk mendengar dan menangkap umpan balik dari audiensi atau penerima pesan.

Hukum # 3: Audible

Makna dari audible antara lain: dapat didengarkan atau dimengerti dengan baik. Jika empati berarti kita harus mendengar terlebih dahulu ataupun mampu menerima umpan balik dengan baik, maka audible berarti pesan yang kita sampaikan dapat diterima oleh penerima pesan. Hukum ini mengatakan bahwa pesan harus disampaikan melalui media atau delivery channel sedemikian hingga dapat diterima dengan baik oleh penerima pesan. Hukum ini mengacu pada kemampuan kita untuk menggunakan berbagai media maupun perlengkapan atau alat bantu audio visual yang akan membantu kita agar pesan yang kita sampaikan dapat diterima dengan baik. Dalam komunikasi personal hal ini berarti bahwa pesan disampaikan dengan cara atau sikap yang dapat diterima oleh penerima pesan.

Hukum # 4: Clarity

Selain bahwa pesan harus dapat dimengerti dengan baik, maka hukum keempat yang terkait dengan itu adalah kejelasan dari pesan itu sendiri sehingga tidak menimbulkan multi interpretasi atau berbagai penafsiran yang berlainan. Ketika saya bekerja di Sekretariat Negara, hal ini merupakan hukum yang paling utama dalam menyiapkan korespondensi tingkat tinggi. Karena kesalahan penafsiran atau pesan yang dapat menimbulkan berbagai penafsiran akan menimbulkan dampak yang tidak sederhana.
Clarity dapat pula berarti keterbukaan dan transparansi. Dalam berkomunikasi kita perlu mengembangkan sikap terbuka (tidak ada yang ditutupi atau disembunyikan), sehingga dapat menimbulkan rasa percaya (trust) dari penerima pesan atau anggota tim kita. Karena tanpa keterbukaan akan timbul sikap saling curiga dan pada gilirannya akan menurunkan semangat dan antusiasme kelompok atau tim kita.
Hukum # 5: Humble

Hukum kelima dalam membangun komunikasi yang efektif adalah sikap rendah hati. Sikap ini merupakan unsur yang terkait dengan hukum pertama untuk membangun rasa menghargai orang lain, biasanya didasari oleh sikap rendah hati yang kita miliki. Dalam edisi Mandiri 32 Sikap Rendah Hati pernah kita bahas, yang pada intinya antara lain: sikap yang penuh melayani (dalam bahasa pemasaran Customer First Attitude), sikap menghargai, mau mendengardan menerima kritik, tidak sombong dan memandang rendah orang lain, berani mengakui kesalahan, rela memaafkan, lemah lembut dan penuh pengendalian diri, serta mengutamakan kepentingan yang lebih besar.Jika komunikasi yang kita bangun didasarkan pada lima hukum pokok komunikasi yang efektif ini, maka kita dapat menjadi seorang komunikator yang handal dan pada gilirannya dapat membangun jaringan hubungan dengan orang lain yang penuh dengan penghargaan (respect), karena inilah yang dapat membangun hubungan jangka panjang yang saling menguntungkan dan saling menguatkan.

2) Tata Cara Sekretari Menghandle Telepon

Seorang sekretaris yang professional pasti dapat menghandle/mengatasi telpon dengan baik, karena seorang sekretaris adalah cermin dari suatu perusahaan ataupun organisasi. Oleh sebab itu seorang sekretaris sebelumnya harus telah mengetahiu tata cara bertelpon.

A. Etiket Dalam Bertelepon

Cara menelpon yang menyenangkan dan efisien sangat berpengaruh terhadap nilai seorang sekretaris yang baik. Telepon merupakan rasana yang penting untuk berkomunikasi dengan orang lain. Oleh karena itu seorang sekretaris dalam menanganinya baik telepon masuk maupun keluar hendaknya memperhatikan hal-hal berikut:

· Melatih suaranya agar enak didengar

· Suara diatur agar tidak terlalu tinggi dan rendah

· Ucapan yang jelas

· Perlihatkan sikap dan kata yang baik

B. Etika menelpon yang harus diperhatkan oleh seorang sekretari

· Jangan mengucapkan kata hallo , tapi ucapkanlah kata selamat pagi , siang dan malam

· Kemudian sebutkan identitas diri maupun identitas kantor anda.

· Bersikaplah wajar dan ramah dalam bertelpon.

· Berhati-hatilah jangan sampai nada kesal ketara dalam pembicaraan telpon anda.

· Jangan sekali-kali membicarakan informasi rahasia, kecuali anda yakin pengamanannya sempurna.

· Pembicaraan telepon jangan keras, nanti mengganggu rekan kerja anda. Tapi harus ringkas dan terbatas soal yang penting saja. Dan jangan menggunakan telpon untuk bergunjing.

· Sewaktu menelpon jangan berbicara dengan orang ke-3.

· Jangan membuang suku kata yang seharusnya diucapkan, misalnya “mengerjakan” menjadi “ngerjakan”.

· Bertanya yang baik: “boleh saya mengetahui siapa yang bebicara ?” bukan “ini siapa ?”

· Jika pimpinan tidak ada, dan anda tidak mampu menghadapi persoalan, jangan memberitahu keberadaan pimpinan (mungkin pimpinan merasa terganggu).

· Jangan berkata “tunggu sebentar” atau “tunggu” sebaiknya tanyakan kepadanya apakah ia mau menunggu sementara, tawarkan untuk menenpon kembali.

· Menutup pembicaraan, beri kesan ke pembicara bahwa anda senang berbicara dengan dia

C. cara menangani telpon masuk

· Begitu telpon bordering,sekretaris harus segera mengangkatnya,jangan sampai telpon bordering sampai 3 kali

· Angkat telpon menggunakan tangan kiri dan gunakan tangan kanan untuk memegang alat tulis dan note book.

· Mengangkat telpon hendaknya singkat,tepat dan jelas. Hindari penggunakan kata halo.

· Mencatat segala pesan dan permintaan penelpon dengan penuh perhatian.

· Bila perlu,sekretaris dapat meminta penelpon untuk mengeja kembali kata-kata yang asing atau nama yang sulit.

· Nomor-nomor telpon,angka-angka,dan pesan-pesan penting harus diulang agar dapat dicek kebenarannya.

· Menutup telpon setelah penelpon memutuskan hubungan terlebih dahulu.

D. Tata cara menangani telpon keluar

· Sebelum menghubungi nomor telepon yang diinginkan, hendaknya sekretaris mencari dan mencocokkan dengan buku telpon.

· Terlebih dahulu mencatat semua pokok-pokok permasalahan yang akan disampaikan pada note book.

· Jika salah sambung hendaknya segera minta maaf

· Bila hubungan sudah terhubung, sekretaris harus segera memperkenalkan diri dan memberitahu tujuan menelpon.

· Bila selesai mengadakan pembicaraan letakkan kembali gagang telepon pada tempatnya.

3) Membuat janji tamu melalui telepon

Membuat janji tamu atau pesan sesuatu melalui telpon hendaknya menggunakan “lembar pesan telepon/tamu”. Hal-hal yang harus dilakukan yaitu:

· Mengisi tanggal dan waktu perjanjian, masalah yang akan dibicarakan dan tempat janji temu.

· Setelah mengisi lembar pesan telpon/tamu,sekretaris harus meletakkannya pada tempat yang langsung dilihat oleh pimpinan.

· Apabila pimpinan menyanggupi waktu pertemuan yang diajukan, segera buat penegasan kepada sipenelpon.

· Setelah mendapat penegasan,langkah selanjutnya adalah mencatat perjanjian pada tanggalan meja sekretaris. Hal yang perlu dicatat pada desk calendar,yaitu:

o Nama tamu

o Nama kantor/perusahaan

o Masalah yang akan dibicarakantempat di mana pertemuan akan berlangsung

· Hendaknya sebelum mengisi lembar pesan telpo/tamu,sekretaris harus melatih kebiasaan mencatat semua pesan dalam note book.

4) Keuntungan dalam menggunakan telpon

· Tingkat kecepatannya sangat tinggi

· Kemampuan untuk langsung mendapatkan umpan balik atas pesan.

· Kemampuan untuk menyesuaikan diri,karena pokok pembicaraan atas menelpon,juga dapat membicarakan hal lain.

5) kelemahan dalam menggunakan telepon

· Pembicaraan telepon tidak benar-benar cocok untuk menyampaikan pesa-pesan yang rumit dan mungkin dalam banyak kasus harus diitegaskan dengan tulisan.

· Biasanya tidak ada bukti bahwa pembicaraan telah benar-benar dilakukan sehingga membuka peluang untuk penyelewengan.

· Banyak orang gelisah atau tidak begitu baik kondisi tubuhnya pada saat menggunakan telepon

III. Filing (Tata warkat)

1. Pengertian filing

Filing adalah segala tindakan atau perbuatan atau kegiatan yang berhubungan dengan masalah pengumpulan, klasifikasi, penyimpanan, penempatan, pemeliharaan dan distribusi atas surat – surat, catatan – catatan, perhitungan – perhitungan, grafik – grafik, data ataupun informasi yang lain dan tindakan tersebut dilakukan dengan setepat – tepatnya dalam rangka melakakukan suatu proses manajemen serta catatan maupun surat tersebut dapat ditemukan kembali dengan mudah.Mengapa suatu Filing diperlukan dalam suatu perusahaan ?

1) dihubungkan dengan bisa tidaknya surat yang disimpan tersebut dipakai

2) dengan mengikuti perubahan di waktu yang akan dating baik menyangkut masalah yang berhubungan dengan perencanaan,pengembangan perusahaan, maupun kemajuan dan perubahan organisasi.

3) Masalah keamanan penempatan FILING yang sebaiknya sewaktu – waktu jika diperlukan dapat dengan mudah ditemukan, hal ini sangat penting karena menyankut dengan proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan perusahaan. Sehingga kecepatan waktu dalam penemuan surat yang dibutuhkan seorang manager sangat perlu diperhatikan.

4) FILING merupakan suatu tempat penampungan daya ingatan seorang manajer yang sewaktu – waktu jika diperlukan harus dengan cepat ditemukan.

5) FILING yang dibuat setepat – tepatnya baik pada saat penyimpanan disebut sebagai warkat atau PAPERS

Papers tersebut antara lain :

- Surat pembayaran barang
- Surat penerimaan barang
- Surat hutang
- Surat asuransi
- Surat penjualan barang
- Surat pengiriman barang dll

2. Penyusunan papers ke dalam filing

Untuk menunjang keamanan penyimpanan papaers bisa dilakukan dengan beberapa cara misalnya :

1) system penyusunan papers menurut abjad

Penyusunan papers berdasarkan abjad ini masih dibagi lagi menjadi beberapa bagian misalnya berdasarkan :

a.Nama orang, nama pendaftar, nama mahasiswa dan sebagainya
b.Masalah yang akan dibahas, topic yang dibicarakan
Untuk mempermudah penempatan dan penemuan kembali papers – papers yang bersangkutan maka sebaiknya dalam tempat penyimpanan papers pada awal nama diselipkan huruf abjad yang sesuai dengan nama depan atau huruf depannya misalnya untu setiap pengatian nama atau topic ditulis kedalam lembaran yang menonjol sehingga mudah dlama mencari topic atau nama yang lainya.

2) System penyusunan papers menurut subyek

Penyusunan papers menurut subyek ini merupakan modifikasi dari penyusunan papers menurut abjad. Modifikasi tersebut dalam hal ini surta atau subyek pokoknya jadi tidak semata –mata abjadnya saja.

3) System penyusunan papers menurut nomor

Penyusunan papers ini dengan jalan menempatkan file – file kedalam tempat yang sesuai untuk kemudian setiap tabs (adalah lembaran menonjol sehingga jelas menjadi pembatas antara bagian – bagian yang berbeda) dari masing – masing file yang dibubuhi nomor dan menempatkannya sesuai dengan nomor surat. Penyusunan ini biasa digunakan untuk paper-papers seperti cek, wesel atau surat – surat berharga lainnya.

4) System penyusunan papers menurut daerah

File ini digunakan pada instansi atau perusahaan yang mempunyai kantor cabang.
Manfaat penggunaan system file ini yaitu dapat dengan mudah mengetahui luasnya wilayah penjualan atau tanggung jawab masing-masing cabang sehingga dapat membuat atau memperkirakan anggaran belanja, oengahasilan , biaya perseorangan yang dibutuhkan untuk memperlancar operasi perusahaan.

5) System penyusunan papers menurut waktu

Penyusunan file dilakukan dengan memperhatikan urutan waktu penerimaan papers dan jangan lupa system ini sangat ditunjang keberhasilannya dengan memakai system tabs.Cara ini biasanya dipakai untuk mencatat semua tagiahan menurut urutan jatuh tempo atau pemberian kredit usaha ataupun korespondensi dan sebagainya.
Manfaat system ini bisa diketahui kapan suatu piutang sudah saatnya ditagih, beberapa jumlahnya dan berapa denda atau biaya ditanggung dalam jangka waktu pendek, kapan saat mendesaknya dan sebagainya.

3. Tata cara penyimpanan file atau arsip

1. Berikut ada beberapa cara yang dapat dilakukan untuk menyimpan file atau arsip.
1. Horizontal Filing (Flat Filing)
Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam stofmap atau snelhechter kemudian ditumpuk ke atas dalam alamari arsip (disusun secara mendatar/ horizontal dari bawah ke atas).
2. Vertikal Filing
Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam folder/ map arsip kemudian diletakkan berdiri/ tegak memanjang (sisi panjang arsip sejajar dengan lipatan folder/ map) dan disusun berurutan dari depan ke belakang.
3. Lateral Filling
Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam snelhechter atau brief ordner kemudian diletakkan berdiri dengan punggung di depan.

4. Prosedur penyimpanan data

a) Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk disimpan ( meneliti tanda pelepas surat/ release mark ).
Tanda pelepas surat biasanya berupa disposisi dep. (deponeren) yang menunjukkan perintah untuk menyimpanan surat.

b) Mengindeks atau memberi kode surat tersebut.
Indeks/ kode surat dibuat sesuai sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan dan dibuat untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali surat.

c) Menyortir atau memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian, masalah atau tujuan surat.Kegiatan menyortir/ memisah-misahkan surat sebelum disimpan biasanya dilakukan dengan menggunakan rak/ kotak sortir.

d) Menyimpan surat ke dalam map (folder).
Penyimpanan surat ke dalam map/ folder dapat menggunakan stofmap folio, snelhechter, brief ordner, portapel ataui folder gantung kemudian dimasukkan ke dalam almari arsip/ filing cabinet atau alat penyimpanan arsip yang lain.

e) Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang dipergunakan.
Penyimpanan arsip dapat menggunakan sistem penyimpanan arsip sebagai berikut :
a. Sistem Abjad (Alphabetic Filing System)
b. Sistem Tanggal (Chronological Filing System)
c. Sistem Nomor (Numeric Filing System)
d. Sistem Wilayah (Geographic Filing System )
e. Sistem Subyek/ Pokok Masalah (Subject Filing System)

IV. Menangani alat tulis dan perlengkapan kantor

1. Pengertian kantor

Istilah kantor dari bahasa belanda yaitu kantoor.

v Peralatan kantor memiliki beberapa pengertian diantaranya :
• Ruang kerja, ruang tulis
• Markas dimana seseorang pengusaha beserta stafnya menjalakan usahanya
• Instansi, perusahaan dan badan usaha.

v Kantor dalam arti statis: menggambarkan suatu tempat berupa gedung dan fasilitas perlengkapanya; statis berarti diam, tetap, tak bergerak.

v Kantor dalam arti dinamis menunjukan kegiatan yang dilaksanakan dalam suatu tempat; dinamis berarti bergerak dan senantiasa berubah.

2. Mesin-mesin kantor

Yang dimaksud dengan mesin-mesin kantor adalah segenap alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat dan mengolah bahan – bahan keterangan dalam pekerjaan tata usaha.

A. Macam-macam mesin kantor

a. Mesin ketik (type writer)

b. Mesin dikte (dictating machine)

c. Mesin hitung (calculating machine)

d. Mesin keperluan surat menyurat (mailing equipment)

e. Mesin pengganda warkat (duplicator/copier)

f. Mesin komunikasi(communication Equipment)

B. Macam-macam peralatan kantor:

v Macam peralatan yang bukan mesin kantor menurut Leffing Well dan Pobinson

a) Bak surat (dask trays)

b) Kalender meja (desk calendar)

c) Mistar (ruler)

d) Pena (pens)

e) Tangkai pena (pen holder)

f) Pensil (pencils)

g) Pena berwarna (colored pencil)

h) Penghapus pensil (eraser)

i) Kertas-kertas isap (blotter)

j) Gunting (shears)

k) Penjepret kawat (setlaper)

l) Bak untuk jepitan kertas (tray for clips)

m) Bak untuk jarum-jarum (tray for pins).

n) Bak untuk karet

o) karet gelang (tray for rubber bands)

p) Berkas-berkas jepitan (binders)

q) Cap tanggalan (band dater)

r) Bantalan cap (stamp pad)

s) Balngko-blangko formulir permintaan keperluan tulis menulis (stationery requistions)

v Macam-macam peralatan yang termasuk mesin-mesin kantor

a) Mesin kartu berulang (purches card machines)

b) Mesin jumlah (adding machines)

c) Mesin hitung (calculating machines)

d) Mesin tulis (type machines)

e) Mesin pengganda reproducing machines) f. Mesin label labeling machines)

f) Mesin penomor (numbering machines)

g) Mesin penghimpun lembar stensil (collator)\

h) Mesin pelipat surat dan pemasuk sampul surat (folding machine and mail inserter)

i) Mesin perekam (tape recorder Dictaphone, transcriber)

3. PERALATAN KANTOR

Peralatan kantor adalah segenap alat yang dipergunakan dalam pekerjaan tata usaha.Menurut kamus bahasa Indonesia, perlatan kantor berarti suatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan. Jadi peralatan kantor atau media kantor juga berfungsi sebagai syarat atau upaya untuk mencapai sesuatu

4. PERABOT KANTOR

Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang pada umumnya terbuat dari kayu yang dipergunakan untuk melaksanakan tugas tata usaha.

Perabot kantor yang paling utama untuk menunjang pelaksanaan pekerjaan kantor adalah :

1) Meja tulis, meja mesin tik, dan computer

2) Kursi

3) Lemari yang dapat dikunci

4) Rak buku arsip

5) Box, peti kayu

5. PERABOT KANTOR TEMPELAN

Perabot kantor tempelan adalah: perabot kantor yang melekat (menjadi satu) dengan bangunan lain dalam kantor

Contohnya :

1) Hiasan atau lukisan dinding

2) Bunga – bunga

3) Akuarium

4) Lampu hias

5) Kolam

6) Taman, Dll

6. HIASAN KANTOR
Hiasan kantor adalah benda – benda kantor yang pada umumnya menambah suasana menyenangkan di dalam kantor

7. PESAWAT KANTOR

Pesawat kantor adalah semua mesin komunikasi yang berfungsi sebagai alat untuk mengadakan komunikasi

1)      Keuntungan adanya pesawat komunikasi dalam kantor:
1.         Penyampaian informasi dapat dilakukan secara cepat dan efesien
2.         Menghemat tenaga dalam pelaksanaan tata hubungan dilingkungan             kantor
3.         Meningkatkan produktifitas kerja

2) Mempercepat proses pekerjaan

Jenis pesawat kantor antara lain:

a) Intercom

b) Telepon

c) Handpone

d) Switch board

e) Loudspeaking telephon

f) Telephone autolering machine

g) Dictaphone

h) Teleks

i) faximile

8. ALAT BANTU PERAGA

• Alat bantu peraga adalah alat yang dipergunakan untuk membantu kelancaran komunikasi antara penyaji dan pendengar (biasanya digunakan dalam rapat dll)

• Fungsi alat bantu peraga

1.         Membantu menyajikan dalam mengarahkan isi presentasi
2.         Menamamkan ide dengan lebih baik, lebih kuat dan mendalam
3.         Menghindari verbalisme/penggunaan kata berlebihan
4.         Menimbulkan perhatian
5.         Menghemat waktu karena proses pendalamam dan pemahaman       dapat berjalan lancear dan mudah

9. Maksud dan tujuan menggunakan alat peraga:

1) Membantu penyempurnaan mode penyajian/presentasi sehingga didapatkan komunikasi efektif

2) Menimbulkan perhatian untuk memberikan variasi pada cara penyajian sehingga tidak menimbulkan kebosanan

3) Memudahkan pengertian dan memberikan kesan yang lama

4) Menghemat waktu selama pertemuan berlangsung

V. PERJALANAN DINAS

Mengatur Perjalanan Dinas Pimpinan

Sebagai seorang sekretaris, pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki sangat berperan penting dalam mengatur semua kegiatan pimpinan. Salah satunya adalah dalam mengatur perjalanan dinas. Persiapan perjalanan dinas yang matang diharapkan akan memberi banyak manfaat dalam rangka pengembangan aktivitas instansi atau perusahaan.

Berikut tugas-tugas sekretaris dalam mengatur perjalanan dinas pimpinan:

Mengetahui maksud tujuan perjalanan dinas
Mengatur jadwal perjalanan dan pertemuan
Mengatur tanggal keberangkatan
Mengurus akomodasi (transportasi dan penginapan)
Mempersiapkan dokumen (surat-surat yang diperlukan)
Mempersiapkan keperluan keuangan

Pengaturan yang baik serta perhatian penuh dari sekretaris sangat memengaruhi keberhasilan perjalanan dinas pimpinan. Sebelum pimpinan melakukan perjalanan dinas, beliau harus mengetahui semua yang sudah dijadwalkan maupun yang sudah disiapkan oleh sekretarisnya, baik dari hal kecil sampai hal yang paling besar.

Mengatur perjalanan dinas pimpinan

Perjalanan dinas pimpinan dapat dibedakan berdasarkan kualifikasi tujuan, sarana transportasi yang digunakan, lama perjalanan, dan wilayah atau kota yang akan dituju. Ada tiga macam perjalanan dinas yang dilakukan oleh pimpinan, yaitu: (1) perjalanan dinas lewat darat, (2) perjalanan dinas lewat udara, dan (3) perjalanan dinas lewat laut.

Perjalanan dinas lewat darat dapat dilakukan dengan mobil perusahaan, travel, bus, atau kereta api. Perjalanan dinas dengan menggunakan mobil perusahaan dilakukan apabila jarak perusahaan dan tempat tujuan relatif dekat. Perjalanan dengan menggunakan jasa biro ditetapkan apabila jarak perusahaan dengan tujuan relatif jauh.

Di bawah ini akan diuraikan apa saja yang dibutuhkan saat melakukan perjalanan dinas lewat darat:

Gunakan rute dan peta yang akan dituju untuk lebih mudah mencari tempat yang akan dituju apabila lokasi tersebut belum diketahui dengan pasti.
Carilah kondisi cuaca dan jalan yang akan dilewati apakah jalanan tersebut dapat dilewati dengan baik dan mampu sampaidi tempat yang dituju sesuai dengan jadwal yang sudah diagendakan.
Siapkan rencana perjalanan, termasuk keterangan mengenai janji pertemuan dan rapat yang harus diikuti, serta nomor telepon dan alamat perusahaan yang akan dikunjungi.
Cek kembali dokumen-dokumen yang akan digunakan oleh pimpinan saat rapat (pastikan semua dokumen yang dibutuhkan lengkap).Mengatur Perjalanan Dinas Pimpinan (3)

Pada DIS yang sebelumnya saya sudah menjelaskan perjalanan dinas pimpinan lewat darat. Kali ini saya akan menjelaskan perjalanan dinas pimpinan menggunakan jalur udara. Perjalanan dinas pimpinan lewat udara dengan menggunakan fasilitas pesawat udara hendaknya benar-benar dipertimbangkan tingkat efektivitas dan efisiensinya. Mendesak atau tidaknya waktu dan urusan yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah serta kondisi keuangan perusahaan hendaknya menjadi pertimbangan untuk memutuskan penggunaan alat transportasi pesawat udara.

Persiapan dan tugas yang harus dilakukan sekretaris adalah:

Dapatkan tiket pesawat terbang, bisa penerbangan pada kelas ekonomi atau kelas utama. Biasanya perusahaan telah menentukan kelas apa yang cocok untuk pimpinan.
Carilah keterangan dari pelabuhan udara mana pesawat akan diberangkatkan, serta dengan cara apa pimpinan harus pergi ke sana. Tanyakan pukul berapa pimpinan harus sudah sampai lapangan terbang dan waktu keberangkatan.
Dapatkan mata uang asing, travellers cheque, dan surat izin bepergian.
Periksalah apakah koper yang dibawanya sudah melebihi berat maksimum atau belum.
Pastikan kembali apakah surat-surat, paspor, visa, dan hal penting yang akan dibawa sudah tersusun dengan baik dan tidak ada yang tertinggal.
Pastikan jadwal pimpinan pulang kembali sudah diketahui oleh sekretaris, agar pimpinan bisa dijemput tepat waktu ketika sudah tiba di bandara.

Pada DIS berikutnya saya akan menjelaskan lebih luas lagi mengenai hal-hal apa saja yang diperlukan dalam kegiatan perjalanan dinas pimpinan.

Mengatur Perjalanan Dinas Pimpinan

Dalam membuat laporan perjalanan dinas dibutuhkan beberapa catatan yang terkait di dalam pelaksanaan dinas. Apabila pimpinan telah selesai melakukan perjalanan dinas, tugas seorang sekretaris selanjutnya ialah membuat laporan keuangan perjalanan dinas. Semua pengeluaran akan diinventariskan dan diarsipkan untuk penyusunan laporan. Semua catatan dan buku pengeluaran pimpinan saat melakukan perjalanan dinas dari data tersebut dapat memperlihatkan pengeluaran mana yang masih dapat dikembalikan kepada bagian keuangan. Berikut langkah-langkah menyusun laporan biaya perjalanan:

1) Menginventaris/mengumpulkan tanda bukti pengeluaran berupa kas bon, kuitansi, dan nota.

2) Mengelompokan tanda bukti pada pos-pos tertentu, misalkan biaya penginapan, biaya kegiatan, transpor, dan entertaiment (biaya entertaiment ialah biaya yang digunakan untuk menjamu relasi).

3) Membuat kas bon kuitansi dari pihak perusahaan untuk tanda bukti pengeluaran dari luar, misalnya hotel dan restoran.

4) Mencatat pada laporan entertainment semua pengeluaran yang berhubungan dengan menjamu relasi setelah dibuatkan kas bon/kuitansi.

5) Membuat biaya perjalanan secara keseluruhan.

6) Membuat surat tagihan penggantian apabila ada biaya yang mesti ditagih kepada klien.

Apabila dana perjalanan lebih besar dari biaya pengeluaran, sisanya akan dikembalikan kepada bagian keuangan. Sebaliknya, bila dana perjalanan lebih kecil dari biaya pengeluaran, pihak keuangan mengganti kekurangan tersebut.

VI. SURAT DINAS

1. Pengertian Surat Dinas

Surat dinas ditulis untuk keperluan komunikasi antara kantor yang satu dan kantor yang lain atau antarorganisasi. Surat dinas dibuat oleh seseorang yang berkedudukan sebagai pejabat instansi pemerintah sehingga surat ini disebut juga surat jabatan.

Sebuah surat dinas dapat juga disebut surat resmi karena dikeluarkan oleh instansi resmi pemerintah atau bukan swasta. Namun, surat resmi belum tentu dapat disebut sebagai surat dinas.

Menulis surat dinas tentu berbeda dengan menulis kedua jenis surat yang lain yaitu surat pribadi dan surat niaga. Menulis surat dinas harus mengikuti aturan tertentu mengenai sistematika, isi, dan bahasa surat.

2. Syarat sebuah surat dinas:

1) Format dan bentuk surat menarik, yaitu tempat teratur dan tidak diletakkan seenaknya, isi tidak terlalu panjang, yaitu langsung pada sasaran dan tidak bertele-tele

2) Bahasa harus jelas, padat, baku, umum, yaitu harus komunikatif, sopan, mudah dipahami, simpatik, dan tidak menyinggung perasaan penerima, harus bersih dan menggambarkan citra pengirimnya.

3. Beberapa jenis surat yang termasuk

Jenis surat dinas adalah sebagai berikut :

1) Surat Permohonan

Surat permohonan berisi permohonan atau permintaan sesuatu kepada pihak lain. Misalnya permohonan kepada seseorang untuk menjadi pembicara dalam suatu seminar, permohonan kepada pejabat untuk meresmikan suatu acara, Permohonan untuk menyebarluaskan suatu informasi, Permohonan izin, Permohonan mutasi/pindah tugas, dan permohonan peminjaman sesuatu.

Surat permohonan lazimnya dikirimkan kepada instansi yang secara structural organisasi lebih tinggi. Sementara untuk instansi atau pejabat yang lebih rendah, lebih tepat disebut sebagai surat permintaan atau penugasan Dalam surat permohonan harus disebutkan pokok pokok sebagai berikut.

a) Identitas pemohon.

b) Isi permohonan.

c) Tujuan dan alasan memohon.

d) Batas waktu maksimal untuk menjawab permohonan.

e) Pernyataan kesungguhan dalam memohon

2) Surat Pemberitahuan

Surat pemberitahuan berisi suatu pengumuman atau sosialisasi informasi baru yang perlu diketahui oleh pihak lain yang terkait. Surat ini sifatnya hanya mengabarkan suatu berita sehingga tidak perlu untuk ditanggapi dalam bentuk surat. Secara umum, sistematika surat pemberitahuan adalah sebagai berikut.

a) Bagian pembuka, berisi masalah pokok surat

b) Bagian isi, berisi rincian, uraian, keterangan, atau penjelasan dari masalah pokok yang akan diberitahukan.

c) Bagian penutup, berisi harapan agar pihak yang dituju memaklumi hal yang disampaikan.

VII. CARA KERJA EFISIEN DAN AGENDA KERJA PIMPINAN

Pengertian Efisien

Kata efisien menurut kamus besar bahasa Indonesia yaitu tepa atau sesuai untuk mengerjakan (menghasilkan) sesuatu (dengan tidak membuang-buang waktu, tenaga, biaya), mampu menjalankan tugas dengan tepat dan cermat, berdaya guna, bertepat guna. Sedangkan efisiensi adalah penggunaan sumber daya secara minimum guna pencapaian hasil yang optimum.Efisiensi menganggap bahwa tujuan-tujuan yang benar telah ditentukan dan berusaha untuk mencari cara-cara yang paling baik untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut.Efisiensi hanya dapat dievaluasi dengan penilaian-penilaian relatif, membandingkan antara masukan dan keluaran yang diterima.

A. Pengertian agenda kerja

Agenda kerja adalah aktivitas yang menggambarkan mengenai pekerjaan yang akan dilaksanakan sesuai dengan petunjuk cara kerjanya yang di muat di dalam suatu catatan yang disusun secara terperinci. Agenda kerja ini pada umumnya menyangkut dengan jangka waktu penyelesaian atau pelaksanaan,penggunaan material, dan peralatan yang di butuhkan, pembagian wewenang dan tanggung jawab,kejelasan yang dianggap perlu terhadap hal yang dituliskan.

B. Manfaat agenda kerja

a) Memudahkan pimpinan dalam segala kegiatan yang harus dilakukan nya.

b) Memperlancar kegiatan pimpinan yang pimpinan lakukan di luar kantor misalnyadengan instansi lain.

c) Menjadi pengingat bagi pimpinan dalam tugas-tugas yang akan dilaksanakan

C. Pembuatan agenda kerja pimpinan

Jadwal pimpinan harus diatur dan diperhitungkan secermat mungkin, mengingat pimpinan yang mempunyai banyak kegiatan sehingga pimpinan tidak mungkin menghadiri dan melaksanakan semua kegiatan sekaligus.Untuk itu, sekertaris harus dapat mengatur kegiatan berdasarkan skala prioritas.Hal yang paling penting menjadi urutan teratas yang diprioritaskan.

Contoh:

JADWAL PERJALANAN DINAS PIMPINAN

No	Tanggal	Jenis Kegiatan	Tempat
1	1 Desember2010	Rapat umum	Jakarta
2	3 Desember	Seminar	Surabaya
3	5 November 2000	Makan malam	Surabaya

Agar kegiatan pimpinan dapat terlaksana dengan tertib dan lancar, jadwal kegiatan dapat disusun dalam jangka waktu tertentu, misalnya harian, mingguan, atau bulanan.Penentuan jadwal tidak mempunyai ketentuan yang pasti, sangat tergantung pada tingkat kebutuhan.Semua kurun waktu memiliki kelebihan dan kekurangan. Kurun waktu singkat, seperti jadwal mingguan, lebih mudah dikoreksi mengingat kegiatan yang diperhatikan hanya satu minggu, akan tetapi sulit membuat program untuk minggu-minggu selanjutnya.

KESEKRETARISAN

Sabtu, 04 Oktober 2014

Makalah Rangkuman Kesekretarisan